Diben yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn

Mae Dispute Resolution Ombudsman Limited, yn masnachu fel y Rail Ombudsman, yn parchu eich preifatrwydd ac wedi ymrwymo i ddiogelu eich data personol. Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn dweud wrthych beth i’w ddisgwyl pan fyddwn yn prosesu eich data personol, neu wybodaeth bersonol, pan fyddwch yn mynd i’n gwefan, pan fyddwch yn ein ffonio, neu’n cysylltu â ni trwy gyfrwng arall a/neu pan fyddwch yn llenwi Ffurflen Gais i ddechrau cwyn. Mae’n dweud wrthych am eich hawliau preifatrwydd, sut mae’r gyfraith yn eich diogelu chi, beth yw’r dibenion y byddwn o bosibl yn prosesu’ch gwybodaeth bersonol atynt a’r sail gyfreithiol dros y prosesu (mae ‘prosesu’ yn cynnwys cadw’ch gwybodaeth bersonol yn unig gennym ni).

Mae’n bwysig eich bod yn darllen yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn fel eich bod yn llwyr ymwybodol o sut a pham yr ydym yn defnyddio’ch data personol.

Caiff eich holl ddata personol eu cadw a’u defnyddio yn unol â’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data [1] (‘GDPR’). Mae’r rheolau hyn yn berthnasol ni waeth a yw’r data’n cael eu storio’n electronig, ar bapur neu ar ddeunyddiau eraill. Er mwyn cydymffurfio â’r gyfraith, rhaid casglu data personol yn gyfreithlon a’u defnyddio mewn ffordd deg, eu storio’n ddiogel a pheidio â’u datgelu’n anghyfreithlon.

Pwy yw’r Rheolydd a’i fanylion cyswllt

Y Dispute Resolution Ombudsman Limited, yn masnachu fel y Rail Ombudsman, yw’r rheolydd data personol at ddibenion y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (‘GDPR’) ac sy’n gyfrifol am ddiogelu eich data personol.

Mae ein manylion cyswllt at ddibenion diogelu data fel a ganlyn:

Judith Turner, Legal Counsel & Head of ADR
Rail Ombudsman, Premier House, 5 Argyle Way, Stevenage, SG1 2AD
Ffôn: 0330 094 0362
E-bost: info@railombudsman.org

Y data a gasglwn amdanoch chi

Ystyr data personol yw unrhyw wybodaeth am unigolyn sy’n ei gwneud yn bosibl adnabod y person hwnnw. Nid yw’n cynnwys data lle mae’r hunaniaeth wedi’i dileu (data dienw).

Mae’n bosibl y byddwn yn casglu, defnyddio, storio a throsglwyddo gwahanol fathau o ddata personol amdanoch, yr ydym wedi eu rhestru fel a ganlyn:

• teitl, enw(au) blaen, cyfenw;
• cyfeiriad, cyfeiriad e-bost a manylion cyswllt dros y ffôn;
• manylion personol eich cynrychiolydd trydydd parti;
• rhif cyfeirnod;
• manylion y gŵyn a all gynnwys manylion adnabod personol;
• tystiolaeth ar ffurf ffotograff neu fideo a ddarparwyd;
• eich taith cymudo.

Mae rhai mathau o wybodaeth bersonol a gesglir yn cael eu trin fel rhai mwy sensitif (y cyfeirir atynt fel ‘categorïau arbennig o ddata personol’ [2], er enghraifft gwybodaeth am iechyd, rhywioldeb, cefndir ethnig ac eraill).

Gallwch gysylltu â ni ar Twitter (@railombudsman). Fodd bynnag, nid oes gennym unrhyw ddylanwad dros y math o ddata a gesglir gan Twitter nac unrhyw sianel cyfryngau cymdeithasol arall trwy eu safleoedd. Os ydych yn defnyddio’r rhain, dylech wirio polisïau’r sianelau perthnasol i ddeall sut y byddant yn diogelu’ch data. Mae’n bosibl y byddwn yn casglu, defnyddio a chadw rhywfaint o’r wybodaeth a ddarperir gennych neu a geir fel arall trwy sianelau cyfryngau cymdeithasol os yw’n berthnasol i’ch cwyn.

Sut caiff eich data personol eu casglu?

Rydym yn defnyddio dulliau gwahanol i gasglu data gennych ac amdanoch chi gan gynnwys:

• Rhyngweithio uniongyrchol. Gallwch roi gwybodaeth inni amdanoch chi’ch hun trwy lenwi Ffurflen Gais a/neu ohebu â ni trwy’r post, ffôn, e-bost neu fel arall gan gynnwys sianelau cyfryngau cymdeithasol.
• Yn anuniongyrchol oddi wrth y partïon eraill i’r achos. Mae’n bosibl y bydd y Darparwyr Gwasanaeth yn rhannu gwybodaeth gyda ni o’u cronfeydd data mewnol i’r graddau ag y bydd yn berthnasol i’ch cwyn.
• Bydd ein gwefan yn storio cwcis. Darnau bach o destun yw cwcis, a gaiff eu storio ar eich porwr, y dudalen yr ydych yn edrych arni neu ar eich dyfais. Maent yn caniatáu i’r wefan neu drydydd parti eich adnabod chi a’ch helpu i lywio’r wefan yn haws. I gael mwy o wybodaeth am y cwcis a ddefnyddiwn ar ein gwefan, cliciwch yma
• Trydydd partïon. Mae’n bosibl y byddwn yn casglu gwybodaeth safonol log y rhyngrwyd a manylion patrymau ymddygiad ymwelwyr gan wahanol drydydd partïon, fel darparwyr dadansoddeg (e.e. Google Analytics). 

Mae’n bosibl y byddwn yn casglu gwybodaeth am eich cyfrifiadur, gan gynnwys eich cyfeiriad IP, system gweithredu a math o borwr, os ydynt ar gael. Mae hyn at ddibenion gweinyddu system, er mwyn hidlo trafnidiaeth, edrych i fyny parthau defnyddio ac adrodd ar ystadegau. Data ystadegol ynghylch gweithredoedd a phatrymau pori ein defnyddwyr yw hyn ac nid yw’n adnabod unrhyw unigolyn.

Y sail gyfreithiol dros brosesu

Ni fyddwn yn defnyddio’ch data personol ond pan fo’r gyfraith yn caniatáu inni wneud hynny. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid inni fod â rheswm cyfreithiol dros ddefnyddio’ch data personol. Y sail gyfreithiol yw bod gennym fuddiant dilys mewn prosesu’ch data er mwyn gweinyddu hawliad yn erbyn  Darparwr Gwasanaeth yr ydych wedi cyflwyno’ch cwyn yn ei erbyn. Pan fyddwch yn gofyn inni ystyried cwyn yn erbyn Darparwr Gwasanaeth,dim ond y wybodaeth bersonol mae ei hangen arnom i brosesu’ch cwyn y byddwn yn gofyn amdani. Mae arnom angen eich data i fynd ar drywydd ein buddiannau dilys mewn ffordd yr ydym yn ystyried y gallech ei disgwyl yn rhesymol wrth weinyddu’r hawliad ei hun.

Categorïau arbennig o ddata personol [3]

Mae’r rheswm cyfreithiol dros brosesu categorïau arbennig o ddata personol yn fwy cyfyngedig. Rhaid inni nodi sail gyfreithlon dros y prosesu hwn a bodloni amod ar wahân ar gyfer y prosesu. Y sail y gallwn ddefnyddio’r categorïau arbennig hyn arni yw bod gennym fuddiant dilys mewn prosesu’ch data er mwyn gweinyddu hawliad yn erbyn Darparwr Gwasanaeth yr ydych wedi cyflwyno’ch cwyn yn ei erbyn. Yr amod ar wahân yw eich bod wedi rhoi inni eich caniatâd penodol i brosesu’ch data at y diben hwn. Rhaid i’r caniatâd fod yn benodol a gwybodus ac wedi’i roi o wirfodd, a rhaid bod gennych ddewis gwirioneddol ynghylch cynnig eich data. Lle rydych wedi darparu categorïau arbennig o ddata personol sy’n berthnasol i’ch hawliad, gofynnir ichi ganiatáu inni ddefnyddio’ch data er mwyn gweinyddu’ch hawliad yn gywir ac yn rhesymol pan fyddwch yn cyflwyno neu’n llofnodi’ch Ffurflen Gais. Lle rydym yn dibynnu ar eich caniatâd penodol i brosesu categorïau arbennig o ddata personol, gellir tynnu’r caniatâd hwn yn ôl ar unrhyw adeg. I dynnu’ch caniatâd yn ôl, cysylltwch â ni.

Os nad ydych yn siŵr am y ffordd rydym yn defnyddio’ch data, neu os oes arnoch angen mwy o wybodaeth, cysylltwch â ni i gael manylion.

Yr hyn y defnyddiwn eich data ar ei gyfer

Bydd yr Ombwdsmon Rheilffyrdd yn defnyddio’r wybodaeth a roddwch dim ond er mwyn:

• ymateb i’ch ymholiad;
• ymchwilio i’ch cwyn;
• cydymffurfio â’n rhwymedigaethau adrodd.

Ni fyddwch yn destun penderfyniadau awtomataidd.

Ni fyddwn yn defnyddio’ch data ar gyfer unrhyw ddibenion marchnata na hyrwyddo ac ni fyddwn yn rhannu’ch data personol gydag unrhyw drydydd parti at ddibenion marchnata.

Mae’n bosibl y bydd galwadau ffôn i’r Ombwdsmon Rheilffyrdd a ganddo yn cael eu recordio at ddibenion hyfforddiant ac ansawdd. Defnyddir y recordiadau i warchod buddiannau’r rhai sy’n cymryd rhan yn yr alwad ac i ddarparu inni wybodaeth neu dystiolaeth ddefnyddiol sy’n cefnogi’ch cais.

Wrth gyflwyno Ffurflen Gais a gofyn am i’r Ombwdsmon Rheilffyrdd ymdrin â’ch cwyn, rydych yn cydnabod y byddwn yn cadw ac yn defnyddio’ch gwybodaeth yn y ffyrdd a ddisgrifir uchod.

Rhannu’ch gwybodaeth bersonol

Fel rhan o’r broses i weinyddu hawliad yn erbyn Darparwr Gwasanaeth yr ydych wedi cyflwyno’ch cwyn yn ei erbyn, mae’n bosibl y byddwn yn rhannu’r wybodaeth a roddwch inni gyda’r canlynol:

• y partïon eraill yn yr achos;
• sefydliadau eraill a all helpu i ddatrys yr anghydfod (gan gynnwys cwmnïau sy’n darparu gwasanaethau cyfieithu Cymraeg a BSL a chymorth TG inni); a/neu
• cyrff statudol eraill ar gyfer unrhyw gŵyn sydd y tu hwnt i gwmpas yr Ombwdsmon Rheilffyrdd (e.e. Transport Focus a London TravelWatch)
• unrhyw gorff arall y mae arnom rwymedigaeth gyfreithiol i gydweithredu ag ef, er enghraifft cyrff gorfodi’r gyfraith.

Bydd unrhyw ddata a rennir ag unrhyw drydydd parti arall (e.e. at ddibenion adrodd i’r Rail Delivery Group, y Swyddfa Rheilffyrdd a Ffyrdd (rheoleiddiwr y diwydiant rheilffordd) a/neu’r Adran Drafnidiaeth) yn ddienw. Ni fydd yr adroddiadau hyn yn cynnwys unrhyw ddata personol amdanoch nac unrhyw wybodaeth a allai arwain at eich adnabod chi

Sut yr ydym yn rheoli’ch gwybodaeth bersonol

Rydym yn prosesu’ch gwybodaeth bersonol yn unol ag egwyddorion y GDPR.
Byddwn yn trin eich gwybodaeth bersonol yn deg ac yn gyfreithlon a byddwn yn sicrhau:

• y caiff gwybodaeth ei phrosesu at ddibenion cyfyngedig;
• y caiff gwybodaeth ei chadw’n gyfredol, yn gywir, yn berthnasol ac nid yn ormodol;
• na chaiff gwybodaeth ei chadw’n hirach nag y bo angen;
• y caiff gwybodaeth ei chadw’n ddiogel er mwyn atal eich data personol rhag cael eu colli’n ddamweiniol, eu defnyddio neu eu cyrchu mewn ffordd anawdurdodedig, eu newid neu eu datgelu.
• Mae’r gallu i weld gwybodaeth bersonol yn cael ei gyfyngu i unigolion awdurdodedig a dim ond y rheiny mae angen iddynt gael gwybod ac yn destun dyletswydd cyfrinachedd.

Rydym wedi ymrwymo i gadw’ch manylion personol yn gyfredol, ac yn eich annog i roi gwybod inni am unrhyw newidiadau y mae eu hangen er mwyn sicrhau bod eich manylion yn gywir.

Weithiau bydd angen inni rannu’ch data personol â thrydydd partïon a chyflenwyr y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd, fel yr Unol Daleithiau. Os gwnawn ni hyn, rydym wedi cael cadarnhad a fydd yn sicrhau bod eich data’n cael eu diogelu yn yr un ffordd ag y byddent pe baent yn cael eu prosesu yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Eich hawliau o dan y GDPR

O dan y GDPR, fel gwrthrych data mae gennych hawl gyfreithiol:

• i ofyn am gael gweld eich data personol (a elwir yn gyffredin yn ‘gais gwrthrych data am wybodaeth);
• i ofyn am gywiro’ch data personol;
• i ofyn am ddileu’ch data personol;
• i wrthwynebu’r weithred o brosesu’ch data personol;
• i ofyn am gyfyngu ar y weithred o brosesu’ch data personol;
• i ofyn am drosglwyddo’ch data personol;
• i beidio â bod yn destun penderfyniadau awtomataidd; a
• thynnu eich caniatâd yn ôl.

Dylech gysylltu â ni os oes arnoch angen unrhyw wybodaeth arall ynghylch yr hawliau hyn neu os ydych yn dymuno arfer unrhyw un o’r hawliau hyn.

Y cyfnodau y byddwn yn storio’ch gwybodaeth bersonol amdanynt

Byddwn yn cadw’ch data personol dim ond am gyhyd ag y mae ei angen i gyflawni’r dibenion y gwnaethom eu casglu atynt, gan gynnwys diben bodloni unrhyw ofynion cyfreithiol, cyfrifyddu neu adrodd.

Caiff recordiadau ffôn eu cadw am 6 mis. Os bydd recordiad o alwad ffôn yn darparu gwybodaeth neu dystiolaeth ddefnyddiol sy’n cefnogi cwyn, efallai y byddwn yn cadw hwn fel rhan o’r achos am 6 blynedd.

Byddwn yn cadw cofnodion eraill o’r wybodaeth a roddwch inni am hyd at 6 blynedd. Mae hyn yn ofynnol er mwyn inni fonitro cynnydd eich achos a chynhyrchu ystadegau y byddwn o bosibl yn eu cyhoeddi. Mae arnom rwymedigaeth gyfreithiol i gyhoeddi rhai ystadegau achos penodol i’n corff achredu dulliau amgen o ddatrys anghydfodau.

Caiff gwybodaeth bersonol y byddwch yn ei darparu trwy’r cyfryngau cymdeithasol ei chadw am hyd at 12 mis.

Mae gennym ddyletswydd barhaus hefyd i gadw data personol fel y gallwn wneud addasiadau rhesymol ar gyfer defnyddwyr o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010. Gall hyn effeithio ar, er enghraifft, dewis defnyddiwr o ran cysylltu os oes ganddo nam ar y clyw a/neu beth fyddai’n ddyfarniad priodol i’w wneud.

Mewn rhai amgylchiadau, gallwch ofyn inni ddileu eich data: gweler Eich Hawliau o dan y GDPR am fwy o wybodaeth.

Dolenni trydydd partïon

Mae’r wefan hon yn cynnwys dolenni i wefannau’r Darparwyr Gwasanaeth a gall gynnwys dolenni i wefannau, ategion ac apiau trydydd partïon eraill. Gall clicio ar y dolenni hynny neu alluogi’r cysylltiadau hynny ganiatáu i drydydd partïon gasglu neu rannu data amdanoch. Nid ydym yn rheoli’r gwefannau trydydd parti hyn ac nid ydym yn gyfrifol am eu datganiadau preifatrwydd. Pan fyddwch yn ymadael â’n gwefan, rydym yn eich annog i ddarllen polisi preifatrwydd pob gwefan yr ewch iddi.

Rhagor o wybodaeth

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch sut a pham yr ydym yn prosesu’ch gwybodaeth a sut i arfer eich hawliau cyfreithiol, cysylltwch â ni.

Gallwch hefyd gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau o ran diogelu data gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Mae’r ICO yn gorff swyddogol annibynnol ac ef yw awdurdod goruchwylio materion diogelu data’r Deyrnas Unedig. Un o’i brif swyddogaethau yw gweinyddu darpariaethau’r GDPR.

Mae gennych hawl i gwyno wrth yr ICO os ydych chi’n meddwl ein bod wedi torri’r GDPR.

Gallwch gysylltu â’r ICO yn:

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House, Water Lane
Wilmslow, Cheshire
SK9 5AF
Ffôn: 0303 123 1113
Gwefan: www.ico.org.uk

Cysylltu â ni:

Ffôn: 0330 094 0362
Ffôn testun: 0330 094 0363
E-bost: info@railombudsman.org
Twitter: @RailOmbudsman
Trwy’r post: Rail Ombudsman, Premier House, 5 Argyle Way, Stevenage SG1 2AD

Sgrolio i’r brig

[1] Yr hyn a olygwn trwy hyn yw’r GDPR fel y cafodd ei ategu a’i ddiwygio gan Ddeddf Diogelu Data 2018

[2] Mae ‘categorïau arbennig o ddata personol’ yn cael eu diffinio yn y GDPR ac yn cynnwys tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, neu aelodaeth o undeb llafur, prosesu data genetig, data biometrig at ddiben adnabod person naturiol yn unigryw, data ynghylch iechyd neu ddata ynghylch bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol person.

[3] Gweler troednodyn 2.