Pwrpas yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn

Mae Ombwdsmon Datrys Anghydfodau Cyfyngedig, sy’n masnachu fel yr Ombwdsmon Rheilffyrdd, yn parchu eich preifatrwydd ac wedi ymrwymo i amddiffyn eich data personol. Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn dweud wrthych beth i’w ddisgwyl pan fyddwn yn prosesu eich data personol, neu wybodaeth bersonol, pan fyddwch chi’n mynd i’n gwefan, pan fyddwch chi’n ein ffonio, neu’n cysylltu â ni drwy gyfrwng arall a/neu pan fyddwch chi’n llenwi Ffurflen Gais i ddechrau cwyn. Mae’n dweud wrthych am eich hawliau preifatrwydd, sut mae’r gyfraith yn eich diogelu, beth yw’r dibenion y gallwn brosesu’ch gwybodaeth bersonol ar eu cyfer a’r sail gyfreithiol dros brosesu (mae ‘prosesu’ yn cynnwys cadw eich gwybodaeth bersonol gennym ni yn unig).

Mae’n bwysig eich bod yn darllen yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn fel eich bod yn gwbl ymwybodol o sut a pham yr ydym yn defnyddio eich data personol.

Bydd eich holl ddata personol yn cael ei gadw a’i ddefnyddio yn unol â’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR). Mae’r rheolau hyn yn berthnasol ni waeth a yw’r data’n cael ei storio’n electronig, ar bapur neu ar ddeunyddiau eraill. Er mwyn cydymffurfio â’r gyfraith, rhaid casglu a defnyddio data personol yn gyfreithlon mewn ffordd deg, ei storio’n ddiogel a pheidio â’i ddatgelu’n anghyfreithlon.

Pwy yw’r rheolwr a’i fanylion cyswllt

Yr Ombwdsmon Datrys Anghydfodau Cyfyngedig, sy’n masnachu fel yr Ombwdsmon Rheilffyrdd, yw’r rheoleiddiwr data personol at ddibenion y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (‘GDPR’) ac sy’n gyfrifol am ddiogelu eich data personol.

Mae ein manylion cyswllt at ddibenion diogelu data fel a ganlyn:

Dominique Marshall, Pennaeth Proses, Ansawdd a Risg
 Premier House, 5 Argyle Way, Stevenage, SG1 2AD
Ffôn: 0330 094 0362
Ebost: info@railombudsman.org

Y data rydyn ni’n ei gasglu amdanoch chi

Mae data personol yn golygu unrhyw wybodaeth am unigolyn sy’n ei gwneud yn bosibl adnabod y person hwnnw. Nid yw’n cynnwys data lle mae’r hunaniaeth wedi’i dileu (data dienw).

Efallai y byddwn yn casglu, defnyddio, storio a throsglwyddo gwahanol fathau o ddata personol amdanoch chi, yr ydym wedi’u rhestru fel a ganlyn:

• title, enw (au), cyfenw;
• cyfeiriad, cyfeiriad e-bost a manylion cyswllt ffôn;
• manylion personol eich cynrychiolydd trydydd parti;
• rhif cyfeirnod;
• manylion y gŵyn a allai gynnwys adnabod personol;
• tystiolaeth ar ffurf ffotograff neu fideo a ddarperir;
• eich taith.

Mae rhai mathau o wybodaeth bersonol a gesglir yn cael eu trin fel rhai mwy sensitif (y cyfeirir atynt fel ‘categorïau arbennig o ddata personol’ [2], er enghraifft gwybodaeth am iechyd, rhywioldeb, cefndir ethnig ac eraill).

Gallwch gysylltu â ni ar X (@railombudsman). Fodd bynnag, nid oes gennym unrhyw ddylanwad dros y math o ddata a gesglir gan X nac unrhyw sianel cyfryngau cymdeithasol arall trwy eu gwefannau. Os ydych yn defnyddio’r rhain, dylech wirio polisïau’r sianelau perthnasol i ddeall sut y byddant yn diogelu eich data. Efallai y byddwn yn casglu, defnyddio a chadw peth o’r wybodaeth rydych chi’n ei darparu neu fel arall yn ei chael drwy sianeli cyfryngau cymdeithasol os yw’n berthnasol i’ch cwyn.

Sut mae eich data personol yn cael ei gasglu?

Rydym yn defnyddio gwahanol ddulliau i gasglu data oddi wrthych ac amdanoch gan gynnwys:

• rhyngweithio uniongyrchol. Gallwch roi gwybodaeth i ni amdanoch chi’ch hun trwy lenwi Ffurflen Gais a/neu gohebu â ni drwy’r post, dros y ffôn, e-bost neu fel arall gan gynnwys sianeli cyfryngau cymdeithasol.
• Yn anuniongyrchol o’r pleidiau eraill i’r achos. Gall y Darparwyr Gwasanaeth rannu gwybodaeth gyda ni o’u cronfeydd data mewnol i’r graddau ei bod yn berthnasol i’ch cwyn.
• Bydd ein gwefan yn storio cwcis. Mae cwcis yn ddarnau bach o destun, wedi’u storio ar eich porwr, y dudalen rydych chi’n ei gwylio neu ar eich dyfais. Maent yn caniatáu i’r wefan neu drydydd parti eich adnabod a’ch helpu i lywio’r wefan yn haws. Am fwy o wybodaeth am y cwcis rydyn ni’n eu defnyddio ar ein gwefan, cliciwch yma
• Trydydd partïon. Efallai y byddwn yn casglu gwybodaeth log safonol ar y rhyngrwyd a manylion patrymau ymddygiad ymwelwyr gan wahanol drydydd partïon, megis darparwyr dadansoddeg (ee Google Analytics). 

Efallai y byddwn yn casglu gwybodaeth am eich cyfrifiadur, gan gynnwys eich cyfeiriad IP, system weithredu a’ch math o borwr, os yw ar gael. Mae hyn at ddibenion gweinyddu system, hidlo trafnidiaeth, edrych ar barthau defnydd ac ystadegau adrodd. Data ystadegol yw hwn ynghylch gweithredoedd a phatrymau pori ein defnyddwyr ac nid yw’n adnabod unrhyw unigolyn.

Sail gyfreithiol ar gyfer prosesu

Byddwn ond yn defnyddio eich data personol pan fydd y gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid i ni gael rheswm cyfreithiol dros ddefnyddio eich data personol. Y sail gyfreithiol yw bod gennym fuddiant dilys mewn prosesu eich data er mwyn gweinyddu hawliad yn erbyn Darparwr Gwasanaeth yr ydych wedi ffeilio eich cwyn yn ei erbyn. Pan fyddwch yn gofyn i ni ystyried cwyn yn erbyn Darparwr Gwasanaeth, rydym ond yn gofyn am y wybodaeth bersonol sydd ei hangen arnom i brosesu eich cwyn. Mae angen eich data arnom i ddilyn ein buddiannau cyfreithlon mewn ffordd yr ydym yn credu y gallech ddisgwyl yn rhesymol wrth weinyddu’r hawliad ei hun.

Categorïau arbennig o ddata personol

Mae’r rheswm cyfreithiol dros brosesu categorïau arbennig o ddata personol yn fwy cyfyngedig. Mae’n rhaid i ni nodi sail gyfreithlon ar gyfer y prosesu hwn a bodloni amod ar wahân ar gyfer y prosesu. Y sail y gallwn ddefnyddio’r categorïau arbennig hyn yw bod gennym fuddiant dilys mewn prosesu eich data er mwyn gweinyddu hawliad yn erbyn Darparwr Gwasanaeth yr ydych wedi ffeilio eich cwyn yn ei erbyn. Yr amod ar wahân yw eich bod wedi rhoi eich caniatâd penodol i ni brosesu eich data at y diben hwn. Rhaid i’r caniatâd fod yn benodol ac yn wybodus ac yn wirfoddol, a rhaid i chi gael dewis go iawn ynghylch cynnig eich data. Pan fyddwch wedi darparu categorïau arbennig o ddata personol sy’n berthnasol i’ch cais, gofynnir i chi ganiatáu i ni ddefnyddio eich data er mwyn gweinyddu’ch hawliad yn gywir ac yn rhesymol pan fyddwch yn cyflwyno neu’n llofnodi eich Ffurflen Gais. Pan fyddwn yn dibynnu ar eich caniatâd penodol i brosesu categorïau arbennig o ddata personol, gellir tynnu’r caniatâd hwn yn ôl ar unrhyw adeg. I dynnu eich caniatâd yn ôl, cysylltwch â ni.

Os nad ydych yn siŵr sut rydym yn defnyddio eich data, neu os oes angen mwy o wybodaeth, cysylltwch â ni am fanylion.

Beth rydym yn defnyddio eich data ar gyfer

Bydd Ombwdsmon y Rheilffyrdd yn defnyddio’r wybodaeth a roddwch i:

• ymateb i’ch ymholiad;
• ymchwilio i’ch cwyn;
• cydymffurfio â’n rhwymedigaethau adrodd

Ni fyddwch yn destun penderfyniadau awtomataidd.

Ni fyddwn yn defnyddio’ch data at ddibenion marchnata neu hyrwyddo ac ni fyddwn yn rhannu eich data personol ag unrhyw drydydd parti at ddibenion marchnata.

Gellir recordio galwadau ffôn i’r Ombwdsmon Rheilffyrdd ac oddi yno at ddibenion hyfforddiant ac ansawdd. Bydd y recordiadau yn cael eu defnyddio i ddiogelu buddiannau’r rhai sy’n cymryd rhan yn yr alwad ac i roi gwybodaeth neu dystiolaeth ddefnyddiol i ni sy’n cefnogi eich cais.

Wrth gyflwyno Ffurflen Gais a gofyn i’r Ombwdsmon Rheilffyrdd ymdrin â’ch cwyn, rydych yn cydnabod y byddwn yn cadw ac yn defnyddio’ch gwybodaeth yn y ffyrdd a ddisgrifir uchod.

Rhannu eich gwybodaeth bersonol

Fel rhan o’r broses o weinyddu hawliad yn erbyn Darparwr Gwasanaeth yr ydych wedi ffeilio eich cwyn yn ei erbyn, efallai y byddwn yn rhannu’r wybodaeth a roddwch i ni gyda’r canlynol:

• y pleidiau eraill yn yr achos;
• sefydliadau eraill a all helpu i ddatrys yr anghydfod (gan gynnwys cwmnïau sy’n darparu gwasanaethau cyfieithu Cymraeg a BSL a chymorth TG i ni); a/neu
• cyrff statudol eraill ar gyfer unrhyw gŵyn sydd y tu hwnt i gwmpas yr Ombwdsmon Rheilffyrdd (e.e. Transport Focus a London TravelWatch)
• unrhyw gorff arall y mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol i gydweithredu ag ef, er enghraifft cyrff gorfodi’r gyfraith.

Bydd unrhyw ddata a rennir ag unrhyw drydydd parti arall (e.e. at ddibenion adrodd i’r Grŵp Cyflenwi Rheilffyrdd, Swyddfa’r Rheilffyrdd a Ffyrdd (rheoleiddiwr y diwydiant rheilffyrdd) a/neu’r Adran Drafnidiaeth) yn ddienw. Ni fydd yr adroddiadau hyn yn cynnwys unrhyw ddata personol amdanoch chi nac unrhyw wybodaeth a allai arwain at eich adnabyddiaeth.

Sut rydym yn rheoli eich gwybodaeth bersonol

Rydym yn prosesu eich gwybodaeth bersonol yn unol ag egwyddorion GDPR.
Byddwn yn trin eich gwybodaeth bersonol yn deg ac yn gyfreithlon a byddwn yn sicrhau:

• y caiff gwybodaeth ei phrosesu at ddibenion cyfyngedig;
• y caiff gwybodaeth ei chadw’n gyfredol, yn gywir, yn berthnasol ac nid yn ormodol;
• na chaiff gwybodaeth ei chadw’n hirach nag y bo angen;
• y caiff gwybodaeth ei chadw’n ddiogel er mwyn atal eich data personol rhag cael eu colli’n ddamweiniol, eu defnyddio neu eu cyrchu mewn ffordd anawdurdodedig, eu newid neu eu datgelu.
• Mae’r gallu i weld gwybodaeth bersonol yn cael ei gyfyngu i unigolion awdurdodedig a dim ond y rheiny mae angen iddynt gael gwybod ac yn destun dyletswydd cyfrinachedd.

Rydym wedi ymrwymo i gadw’ch manylion personol yn gyfredol, ac yn eich annog i roi gwybod inni am unrhyw newidiadau y mae eu hangen er mwyn sicrhau bod eich manylion yn gywir.

Weithiau bydd angen inni rannu’ch data personol â thrydydd partïon a chyflenwyr y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd, fel yr Unol Daleithiau. Os gwnawn ni hyn, rydym wedi cael cadarnhad a fydd yn sicrhau bod eich data’n cael eu diogelu yn yr un ffordd ag y byddent pe baent yn cael eu prosesu yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Eich hawliau o dan y GDPR

O dan y GDPR, fel gwrthrych data mae gennych hawl gyfreithiol:

• i ofyn am gael gweld eich data personol (a elwir yn gyffredin yn ‘gais gwrthrych data am wybodaeth);
• i ofyn am gywiro’ch data personol;
• i ofyn am ddileu’ch data personol;
• i wrthwynebu’r weithred o brosesu’ch data personol;
• i ofyn am gyfyngu ar y weithred o brosesu’ch data personol;
• i ofyn am drosglwyddo’ch data personol;
• i beidio â bod yn destun penderfyniadau awtomataidd; a
• thynnu eich caniatâd yn ôl.

Dylech gysylltu â ni os oes arnoch angen unrhyw wybodaeth arall ynghylch yr hawliau hyn neu os ydych yn dymuno arfer unrhyw un o’r hawliau hyn.

Y cyfnodau y byddwn yn storio’ch gwybodaeth bersonol amdanynt

Byddwn yn cadw’ch data personol dim ond am gyhyd ag y mae ei angen i gyflawni’r dibenion y gwnaethom eu casglu atynt, gan gynnwys diben bodloni unrhyw ofynion cyfreithiol, cyfrifyddu neu adrodd.

Caiff recordiadau ffôn eu cadw am 6 mis. Os bydd recordiad o alwad ffôn yn darparu gwybodaeth neu dystiolaeth ddefnyddiol sy’n cefnogi cwyn, efallai y byddwn yn cadw hwn fel rhan o’r achos am 6 blynedd.

Byddwn yn cadw cofnodion eraill o’r wybodaeth a roddwch inni am hyd at 6 blynedd. Mae hyn yn ofynnol er mwyn inni fonitro cynnydd eich achos a chynhyrchu ystadegau y byddwn o bosibl yn eu cyhoeddi. Mae arnom rwymedigaeth gyfreithiol i gyhoeddi rhai ystadegau achos penodol i’n corff achredu dulliau amgen o ddatrys anghydfodau.

Caiff gwybodaeth bersonol y byddwch yn ei darparu trwy’r cyfryngau cymdeithasol ei chadw am hyd at 12 mis.

Mae gennym ddyletswydd barhaus hefyd i gadw data personol fel y gallwn wneud addasiadau rhesymol ar gyfer defnyddwyr o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010. Gall hyn effeithio ar, er enghraifft, dewis defnyddiwr o ran cysylltu os oes ganddo nam ar y clyw a/neu beth fyddai’n ddyfarniad priodol i’w wneud.

Mewn rhai amgylchiadau, gallwch ofyn inni ddileu eich data: gweler Eich Hawliau o dan y GDPR am fwy o wybodaeth.

Dolenni trydydd partïon

Mae’r wefan hon yn cynnwys dolenni i wefannau’r Darparwyr Gwasanaeth a gall gynnwys dolenni i wefannau, ategion ac apiau trydydd partïon eraill. Gall clicio ar y dolenni hynny neu alluogi’r cysylltiadau hynny ganiatáu i drydydd partïon gasglu neu rannu data amdanoch. Nid ydym yn rheoli’r gwefannau trydydd parti hyn ac nid ydym yn gyfrifol am eu datganiadau preifatrwydd. Pan fyddwch yn ymadael â’n gwefan, rydym yn eich annog i ddarllen polisi preifatrwydd pob gwefan yr ewch iddi.

Rhagor o wybodaeth

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch sut a pham yr ydym yn prosesu’ch gwybodaeth a sut i arfer eich hawliau cyfreithiol, cysylltwch â ni.

Gallwch hefyd gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau o ran diogelu data gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Mae’r ICO yn gorff swyddogol annibynnol ac ef yw awdurdod goruchwylio materion diogelu data’r Deyrnas Unedig. Un o’i brif swyddogaethau yw gweinyddu darpariaethau’r GDPR.

Mae gennych hawl i gwyno wrth yr ICO os ydych chi’n meddwl ein bod wedi torri’r GDPR.

Gallwch gysylltu â’r ICO yn:

Swyddfa’r
Comisiynydd Gwybodaeth Wycliffe House, Water Lane
Wilmslow, Swydd Gaer
SK9 5AF
Ffôn: 0303 123 1113
Gwefan: www.ico.org.uk

Cysylltwch â ni:

Ffôn: 0330 094 0362
Ffôn testun: 0330 094 0363
Ebost: info@railombudsman.org
X @RailOmbudsmanr
Trwy’r post: Rail Ombudsman, Premier House, 5 Argyle Way, Stevenage SG1 2AD

Sgroliwch i brig

[1] Yr hyn a olygwn wrth hyn yw’r GDPR fel y’i hategir a’i ddiwygio gan Ddeddf Diogelu Data 2018

Diffinnir ‘categorïau arbennig o ddata personol’ yn y GDPR ac maent yn cynnwys tarddiad hiliol neu ethnig, safbwyntiau gwleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, neu aelodaeth undeb llafur, prosesu data genetig, data biometrig at ddiben adnabod person naturiol yn unigryw, data ynghylch iechyd neu ddata ynghylch bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol unigolyn.