Sut mae ein proses ni’n gweithio?
Ein proses
CAEL YR ACHOS
Ar ôl inni gael y gŵyn oddi wrth gwsmer byddwn yn rhoi rhif cyfeirnod ichi, a fydd yn cael ei ddefnyddio ym mhob cysylltiad â ni. Bydd yn edrych rhywbeth yn debyg i R123456.
ADOLYGU
Byddwn yn asesu’r gŵyn er mwyn darganfod a yw’n rhywbeth y gallwn ymchwilio iddo. Os gallwn fynd â’r gŵyn ymhellach, byddwn yn parhau i ymchwilio er mwyn ceisio datrys y gŵyn.
Os nad yw’r gŵyn yn rhywbeth y gallwn ymchwilio iddo, byddwn yn rhoi gwybod ichi pam. Byddwn hefyd yn rhoi gwybod ichi ble gallwch fynd â hi nesaf ac mae’n bosibl y byddwn yn gallu eich trosglwyddo’n uniongyrchol i rywun a all, o bosibl, eich helpu ymhellach.
ATEB
Os eir â’r gŵyn ymhellach, byddwn yn cysylltu â’r darparwr gwasanaeth i ofyn am ateb ffurfiol i’r gŵyn. Dylai hwn gael ei ddarparu cyn pen pythefnos.
Bydd yr achos yn cael ei neilltuo i Ombwdsmon unigol a fydd yn ymchwilio iddo ymhellach. Bydd yr Ombwdsmon a neilltuir yn cysylltu â’r ddwy ochr i gyflwyno ei hun ac i roi gwybod i’r ddwy ochr am y camau nesaf.
YMCHWILIO
Byddwn yn asesu’r cais ac ateb y darparwr gwasanaeth, gan bwyso a mesur y dystiolaeth a ddarparwyd a chan gymryd i ystyriaeth yr hawliau a rhwymedigaethau sydd wedi eu nodi yn y gyfraith a’r hyn sy’n deg, yn rhesymol ac yn ymarferol.
Os oes angen, mae’n bosibl y byddwn yn gofyn am ragor o wybodaeth neu dystiolaeth.
CYFRYNGU
Y cam cyntaf wrth ddatrys y gŵyn yw cyfryngu, sy’n golygu y byddwn yn ceisio annog y ddwy ochr i ddod i gytundeb. Ar y cam hwn, byddwn yn cysylltu â’r ddwy ochr i weld a allwn ddod â’r ddwy ochr yn nes at ei gilydd.
Os deuir i gytundeb, byddwn yn cau’r achos.
DYFARNU
Os na ddeuir i gytundeb, byddwn yn symud i’r ail gam, sef dyfarnu. Dyma lle bydd yr Ombwdsmon yn gwneud penderfyniad annibynnol ar ganlyniad yr achos, ar sail y dystiolaeth a’r wybodaeth a ddarparwyd.
CAU
Ar ôl i’r penderfyniad terfynol gael ei wneud, mae’r achos ar gau.
Bydd y penderfyniad terfynol yn rhwymo’r darparwr gwasanaeth os ydych yn ei dderbyn cyn pen 20 diwrnod gwaith.
Os nad ydych eisiau ei dderbyn, nid oes rhaid ichi wneud ac rydych yn dal i fod yn rhydd i fynd ar ôl eich cwyn trwy sefydliad arall, er enghraifft, trwy gymryd camau cyfreithiol trwy’r llysoedd.
Rhagor o wybodaeth
I gael mwy o wybodaeth am ein gwasanaeth, trowch at ein ‘Canllaw i Ddefnyddwyr’ a/neu ein ‘Canllaw Cychwyn Cyflym’; mae’r ddau ar gael yn Gymraeg ac yn Saesneg.
I gael gwybod sut i ddechrau cwyn neu i gyrchu cwyn sy’n bodoli eisoes, cliciwch ar y botwm ‘Cwyno’ isod.
